Zmiana obejmie osoby rozpoczynające zatrudnienie, pracowników kierowanych na badania okresowe oraz wracających do obowiązków po dłuższej chorobie. Od tego dnia lekarze będą co do zasady wystawiać orzeczenia wyłącznie w formie elektronicznej. Tradycyjne papierowe dokumenty przestaną być standardem, a zaświadczenia trafią do systemu e-zdrowia. Warto już teraz wiedzieć, gdzie znaleźć dokument i jak przekazać go pracodawcy.

Nowe przepisy od 18 października 2026. Zmiany obejmą medycynę pracy

W polskiej ochronie zdrowia szykuje się kolejny etap cyfryzacji. Tym razem nowe zasady dotyczą badań lekarskich, które muszą przechodzić osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.

Wszystko za sprawą rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 roku, które zmieniło sposób wydawania orzeczeń medycyny pracy.

Jak informuje WP abcZdrowie, od 18 października lekarze będą zobowiązani do wystawiania takich dokumentów w postaci elektronicznej. W większości przypadków oznacza to koniec tradycyjnych papierowych zaświadczeń jako podstawowej formy dokumentacji.

Do 17 października 2026 roku obowiązuje jeszcze okres przejściowy. W tym czasie lekarze mogą korzystać zarówno z dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.

Od następnego dnia e-orzeczenie stanie się zasadą, a dokument będzie zapisywany w Systemie Informacji Medycznej.

Nowe rozwiązanie ma uprościć formalności, ograniczyć konieczność przechowywania papierowych zaświadczeń i ułatwić pracownikom dostęp do ważnych informacji.

Co istotne, zmiana nie oznacza obowiązku przeprowadzenia dodatkowych badań przez wszystkich zatrudnionych. Dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania dokumentów po zakończonej wizycie.

Kogo dotyczą nowe zasady? Nie tylko osób rozpoczynających pracę

Nowe przepisy mają znaczenie dla bardzo szerokiej grupy pracowników.

Z elektronicznymi orzeczeniami zetkną się przede wszystkim osoby, które otrzymają skierowanie na badania wstępne przed rozpoczęciem nowej pracy.

Zmiana obejmie również pracowników kierowanych na badania okresowe. Są one wykonywane w terminach wyznaczonych przez lekarza medycyny pracy i pozwalają ocenić, czy dana osoba nadal może bezpiecznie wykonywać obowiązki na swoim stanowisku.

Trzecią grupę stanowią osoby wracające do pracy po dłuższej nieobecności spowodowanej chorobą.

Zgodnie z Kodeksem pracy badania kontrolne są wymagane po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni.

Od 18 października orzeczenia wydawane po takich badaniach będą co do zasady miały formę elektroniczną.

Nie ma jednak znaczenia, czy pracownik wykonuje obowiązki w biurze, sklepie, magazynie czy zakładzie produkcyjnym.

Jeżeli jego zatrudnienie wymaga uzyskania orzeczenia medycyny pracy, nowe zasady wystawiania dokumentu będą miały zastosowanie.

Warto też podkreślić, że samo ukończenie określonego wieku nie powoduje obowiązku wykonania nowego badania. Przepisy nie wprowadzają specjalnego terminu dla pracowników po 50. czy 60. roku życia.

Koniec tradycyjnych zaświadczeń? Dokument trafi na Internetowe Konto Pacjenta

Największa zmiana będzie widoczna już po zakończeniu wizyty w gabinecie.

Dotychczas wielu pracowników otrzymywało papierowe orzeczenie, które następnie przekazywali pracodawcy.

Nowy system zakłada, że lekarz wystawi dokument elektronicznie, a zaświadczenie zostanie zapisane w centralnym systemie e-zdrowia.

Pracownik będzie mógł znaleźć je na swoim Internetowym Koncie Pacjenta.

Aby sprawdzić orzeczenie medycyny pracy, wystarczy wejść na stronę pacjent.gov.pl, zalogować się na IKP i otworzyć zakładkę „Dane medyczne”, a następnie „Medycyna pracy”.

W tym miejscu można sprawdzić wydany dokument oraz termin jego ważności.

Orzeczenie da się również pobrać w formacie PDF, zapisać na komputerze lub przesłać drogą elektroniczną, jeśli będzie to potrzebne.

To rozwiązanie może okazać się szczególnie przydatne dla osób, które często zmieniają miejsce zatrudnienia albo chcą mieć łatwy dostęp do swojej dokumentacji.

Nie trzeba będzie szukać zagubionego zaświadczenia w domowych segregatorach. Dokument pozostanie dostępny w systemie.

Nie korzystasz z internetu? Nadal możesz otrzymać papierowy wydruk

Wiele osób, szczególnie starszych pracowników, może obawiać się, że nowe przepisy utrudnią im załatwianie formalności.

Nie każdy regularnie korzysta przecież z Internetowego Konta Pacjenta. Nie wszyscy mają również możliwość samodzielnego pobrania i wydrukowania pliku PDF.

Na szczęście cyfryzacja nie oznacza całkowitego odejścia od papierowych dokumentów.

Podczas wizyty u lekarza medycyny pracy pacjent może poprosić o wydruk elektronicznego orzeczenia.

Taką możliwość potwierdza oficjalny portal pacjent.gov.pl.

Oznacza to, że osoba, która nie korzysta z internetu, nadal będzie mogła otrzymać dokument w tradycyjnej postaci.

Trzeba jednak rozróżnić dwie sytuacje.

Wydruk elektronicznego orzeczenia nie jest tym samym co wystawienie od początku osobnego dokumentu papierowego.

Po 18 października podstawową formą będzie dokument zapisany w systemie, a papierowy wydruk stanie się dodatkową możliwością dla pacjenta.

Przepisy przewidują ponadto szczególne wyjątki od obowiązku wystawiania e-orzeczeń, na przykład w razie braku dostępu do odpowiedniego systemu teleinformatycznego oraz dla wskazanych służb.

Czy pracownik musi sam przekazać orzeczenie pracodawcy? Jest ważny szczegół

Nowe rozwiązanie może sugerować, że dokument automatycznie pojawi się zarówno na koncie pacjenta, jak i w systemie kadrowym jego firmy.

Na razie nie należy jednak tego zakładać.

Wprowadzenie e-orzeczeń nie oznacza jeszcze pełnej automatyzacji przekazywania dokumentów między gabinetem lekarskim a pracodawcą.

Sposób dostarczenia orzeczenia do firmy zależy między innymi od ustaleń z placówką medycyny pracy.

Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy zasady i terminy przekazania dokumentu powinny wynikać z umowy zawartej pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy.

W niektórych przypadkach pracownik może zostać poproszony o pobranie orzeczenia z IKP i przesłanie go do działu kadr.

Dlatego po wizycie najlepiej upewnić się, czy placówka przekaże dokument bezpośrednio do pracodawcy, czy konieczne będzie wykonanie dodatkowej czynności.

Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której pracownik zakłada, że wszystkie formalności zostały zakończone, a pracodawca nadal nie otrzymał wymaganego zaświadczenia.

Pracodawca nie zobaczy całej dokumentacji medycznej. To ważna informacja

Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń może wywołać pytania dotyczące ochrony danych o stanie zdrowia.

Niektórzy pracownicy mogą obawiać się, że pracodawca uzyska dostęp do informacji o przebytych chorobach, wynikach badań czy stosowanych lekach.

Tak jednak nie jest.

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że zakres informacji udostępnianych pracodawcy nie zmienia się w sposób, który dawałby mu dostęp do całej dokumentacji medycznej pracownika.

Pracodawca powinien otrzymać informacje niezbędne do ustalenia, czy dana osoba może wykonywać pracę na określonym stanowisku, a także ewentualne wskazania dotyczące jego odpowiedniego dostosowania.

Indywidualne zalecenia zdrowotne przeznaczone wyłącznie dla pracownika nie są automatycznie udostępniane pracodawcy.

Lekarz może więc przekazać osobie badanej osobne wskazówki dotyczące zdrowia, które nie muszą stanowić części informacji dostępnych działowi kadr.

Cyfryzacja dokumentów nie znosi zasad ochrony danych medycznych.

Lekarz może przekazać dodatkowe zalecenia. Nowość działa już od lipca

Zmiany w medycynie pracy nie ograniczają się wyłącznie do sposobu wystawiania zaświadczeń o zdolności do pracy.

Od lipca 2026 roku lekarze mogą również przygotowywać indywidualne zalecenia zdrowotne w formie elektronicznej.

Mogą one dotyczyć między innymi sposobu wykonywania obowiązków, ograniczania określonych obciążeń czy dodatkowych działań profilaktycznych.

Przykładowo lekarz może wskazać potrzebę korzystania z odpowiedniej korekcji wzroku, wprowadzenia przerw podczas pracy albo zwrócić uwagę na inne kwestie wpływające na zdrowie pracownika.

Ważne jest jednak rozróżnienie między indywidualną poradą zdrowotną dla osoby badanej a zaleceniami dotyczącymi dostosowania stanowiska pracy, które mogą zostać uwzględnione w orzeczeniu przekazywanym pracodawcy.

Nowe przepisy pozwalają uporządkować takie informacje i ułatwić ich przechowywanie na Internetowym Koncie Pacjenta.

Nie oznacza to jednak, że od 18 października każda osoba kierowana na badania otrzyma automatycznie dodatkowy pakiet badań czy konsultacji.

Zakres badań nadal będzie uzależniony od rodzaju pracy, występujących zagrożeń i oceny lekarza.

To też może cię zainteresować: ZUS dopłaca seniorom 336 zł miesięcznie do rachunków. Pieniądze można dostać także po zmarłym małżonku

Zobacz, o czym jeszcze pisaliśmy w ostatnich dniach: Ogień na pokładzie samolotu. Wstrząsające nagranie obiegło sieć